Oplysninger om behandling af medarbejderes personoplysninger i forbindelse med ansættelse på Hospice Sydfyn.
Hospice Sydfyn og Region Syddanmark behandler personoplysninger om de ansatte i forbindelse med ansættelsen ved Hospice Sydfyn.
I tråd med databeskyttelsesforordningen findes nedenfor en beskrivelse af, hvilke oplysninger der behandles, hvad formålet er med behandlingen af oplysninger m.m.
Kontaktoplysninger til regionen og Hospice Sydfyn
Region Syddanmark og Hospice Sydfyn er dataansvarlig for de oplysninger, som vi behandler om de ansatte. Man finder vores kontaktoplysninger nedenfor:
Region Syddanmark Hospice Sydfyn
Damhaven 12 Skovsbovej 100
7100 Vejle 5700 Svendborg
CVR-nr.: 29190909 CVR-nr.: 32687784
Telefon: 76631000 Telefon: 63203040
Mail: kontakt@rsyd.dk Mail: hs@hospice.rsyd.dk
Kontaktoplysninger på Region Syddanmarks databeskyttelsesrådgiver
Har man som medarbejder spørgsmål til vores behandling af oplysninger, er man altid velkommen til at kontakte regionens databeskyttelsesrådgiver.
Databeskyttelsesrådgiveren kan kontaktes på følgende måder:
- På mail: databeskyttelsesraadgiver@rsyd.dk
- På telefon: 24 75 62 90
- Ved brev til Region Syddanmark, att: Databeskyttelsesrådgiver, Damhaven 12, 7100 Vejle
Som medarbejder kan man læse mere om regionens databeskyttelsesrådgiver på regionens hjemmeside.
Formålene med og retsgrundlaget for behandlingen af medarbejdernes personoplysninger
Hospice Sydfyn indsamler og behandler personoplysninger om medarbejderne i forbindelse med deres ansættelse og under deres ansættelse.
Hospice Sydfyn og regionen behandler personoplysninger om medarbejdere til brug for lønudbetaling og øvrig administration af ansættelsesforholdet.
Hospice Sydfyn har en samarbejdsaftale med Region Syddanmark, således lønudbetalingerne og en del af de administrative funktioner foretages via regionens løn og personalekontor, ligesom regionen yder assistance i forbindelse med HR og personalejura.
Behandlingen sker til opfyldelse af arbejdsretlige forpligtelser eller rettigheder, kollektive overenskomster eller på baggrund af en konkret interesseafvejning.
Retsgrundlaget for behandlingen af personoplysninger er databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra b og databeskyttelsesloven §12 for så vidt angår almindelige oplysninger.
For så vidt angår eventuelle følsomme personoplysninger henvises til databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra b og litra f og databeskyttelseslovens §12.
Behandling af cpr-nummer sker med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 87 og databeskyttelseslovens §11.
Sker der indhentelse af straffeattest, sker behandlingen med hjemmel i databeskyttelseslovens artikel 10 og databeskyttelseslovens §8.
Hvor medarbejdernes personoplysninger stammer fra
Generelt set kan de personoplysninger, som Hospice Sydfyn og Region Syddanmark behandler om medarbejderen, komme fra:
- Medarbejderen selv som ansøger eller medarbejder
- Medarbejderen selv og/eller dennes læge, i forbindelse med sygdom og indhentelse af lægeerklæringer
- Medarbejderens nærmeste ledelse og arbejdspladsen i øvrigt
- Medarbejderens fagforening
- Medarbejderens pensionskasse
- Politiet
- Andre offentlige myndigheder
Kategorier af personoplysninger
Nogle typer af oplysninger knytter sig til medarbejdernes lønudbetaling, mens andre typer af oplysninger knytter sig til adgange til IT-systemer, fysisk adgang til bygninger og andre knytter sig mere til de opgaver, medarbejderen løser, f.eks. mødereferater eller medarbejderens mailadresse.
Hvis det har betydning for medarbejderens ansættelse, kan vi behandle følgende kategorier af personoplysninger om medarbejderen:
Almindelige oplysninger
Herunder navn, adresse, cpr.nr., lønanciennitet, overenskomstforhold, ansættelseskontrakt, stillingsopslag, ansøgning med bilag herunder curriculum vitae, aftaleskemaer fra MUS-samtaler, oplysninger om nærmeste pårørende m.v.
Følsomme personoplysninger
Herunder helbredsoplysninger som behandles i forbindelse med sygefravær, f.eks. ved anmodning om sygedagpengerefusion, sygefraværssamtaler samt i forbindelse med indhentelse af lægeerklæringer.
Andre følsomme personoplysninger såsom oplysninger om fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, race eller etnisk oprindelse, religiøs, filosofisk eller politisk overbevisning, sociale forhold, seksuelle forhold eller seksuel orientering, som medarbejderen selv oplyser om i sin ansøgning eller som fremkommer under samtaler med ledelsen, og som derfor kan fremgå af et samtalereferat.
Oplysninger om strafbare forhold
Hospice Sydfyn og regionen vil, hvor det er relevant og lovligt, indhente og behandle straffe- og /eller børneattester.
Hertil kommer, at Hospice Sydfyn og regionen modtager en underretning fra Rigsadvokaten, hvis en medarbejder bliver sigtet, tiltalt eller dømt for et eller flere strafbare forhold, og hvis Rigsadvokaten vurderer, at det strafbare forhold må antages at være af væsentlig betydning i relation til medarbejderens ansættelsesforhold. Hospice Sydfyn og regionen vil herefter vurdere, hvilken betydning oplysningerne har for den pågældende medarbejders ansættelsesforhold.
Modtagere eller kategorier af modtagere
Hospice Sydfyn og regionen videregiver kun personoplysninger i de tilfælde, hvor det er relevant for medarbejderens ansættelse og hvor der er retlig hjemmel hertil.
Det kan f.eks. være oplysninger om indtægtsforhold til SKAT, oplysninger om sygefravær når der ansøges om kommunal lønrefusion, nødvendige personoplysninger til den forhandlingsberettigede organisation (tillidsrepræsentant) i forbindelse med lønforhandlinger, relevante oplysninger til pensionsselskab, relevante oplysninger til regionens feriefond mv.
Opbevaring af medarbejdernes personoplysninger
Så længe man er ansat ved Hospice Sydfyn gemmes oplysninger vedrørende medarbejderens ansættelsesforhold.
Hospice Sydfyn og regionen opbevarer medarbejderens oplysninger indtil 20 år efter fratræden.
Når opbevaringspligten udløber og et eventuelt arkiveringskrav jf. arkivloven er opfyldt, vil medarbejderens oplysninger blive slettet, hvorefter Hospice Sydfyn og Region Syddanmark ikke længere har adgang til dem.
Overførsel til modtagere i tredjelande, herunder internationale organisationer
Regionen overfører ikke medarbejdernes oplysninger til modtagere uden for EU og EØS.
Medarbejderens rettigheder
Medarbejderne har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dem.
Man kan læse mere om disse rettigheder på Region Syddanmarks hjemmeside:
https://www.regionsyddanmark.dk/wm509164
Medarbejderens pligter
Hospice Sydfyn og Region Syddanmark har stort fokus på sikker brug af personoplysninger og arbejder med informationssikkerhed på alle niveauer. Som medarbejder ved Hospice Sydfyn er man en vigtig del af dette arbejde, hvorfor det er af stor betydning, at man kender og overholder it-sikkerhedsreglerne. I den nye it-instruks kan man derfor finde hjælp til, hvordan man på en sikker måde bruger it i hverdagen.
Man finder altid opdateret viden på https://intra.reg.rsyd.dk/Noticeboard/Lists/NoticeBoard/DispForm.aspx?NoticeBoardItem=36007&IsDlg=0
Klage til Datatilsynet
Man har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis man er utilfreds med den måde, Hospice Sydfyn og regionen behandler ens oplysninger på.
Man finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk